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PMに聞きました!プロジェクトの遅延を防ぐシーン別アイディアと4つのポイント

アシアルでは、常に様々なプロジェクトが進行しています。

プロフェッショナルとして、質の高い仕事をするのは当たり前のこと。「質」には、期日を守り、締め切りまでにきちんと納品することも含まれます。成果物の完成度を高めつつ、納期もしっかり守る。この二つを両立させるためには、どんなことに気をつければいいのでしょうか。

プロジェクトマネージャー(以下、PM)をはじめとするメンバーに聞いてみました。プロジェクト時の場面ごとにコメントをまとめましたので、ぜひ参考にしてみてください。

目次

  1. プロジェクトの遅延防止のために意識していることは?
  2. ―要件定義
  3. ―タスク管理
  4. ―コミュニケーション
  5. ―進行
  6. 進行が危ぶまれる予兆を感じるときとその対策は?
  7. ―要件定義
  8. ―タスク管理
  9. ―進行
  10. ひやっとした体験はありますか? その収拾方法は?

プロジェクトの遅延防止のために意識していることは?

―要件定義

「あいまいな部分はなるべく残さないようにする」(PM兼デザイナーB)

―タスク管理

「抜け、漏れ、顧客との認識のずれをなくす。不確実な要件に対しては、不確実であればあるほど、多めに工数を見積もる」(PM兼エンジニアA)

―コミュニケーション

「アシアルではどのプロジェクトでも、デイリーミーティングを行なっているので、日々の進捗や悩んでいるところなどを共有しながら解決できる環境があると感じています」(デザイナーC)

「報(告)連(絡)相(談)を心がけること」(PM兼エンジニアD)

「課題がないかの確認と進捗確認など、報連相をしてもらえるように聞き出しをしている」(PM兼エンジニアE)

―進行

「スケジュールはあまりきっちりと固めないようにして余裕を持つ。スケジュールが押した場合にどこで吸収するかを常に考えておく」(PM兼デザイナーB)


進行が危ぶまれる予兆を感じるときとその対策は?

―要件定義

「要件定義がなかなかスムーズに進まないとき。そのときは、プロジェクトの目的や背景などに対する認識を再度合わせ、お客様の真の要望について考え直す。また、開発ボリュームが想定以上に大きくなってしまったときにも進行の危機を感じるので、そうなった際には見積もりや要件と照らし合わせて、優先順位をつけ、お客様と認識を合わせる。最終的に納期に間に合いそうにない場合は、アサインの調整を行い、人員増加を行うべく社内で調整する」(PM兼デザイナーB)

―タスク管理

「抜けや漏れ、顧客との認識のずれが発覚、露呈したとき。対策は、コミュニケーションの取り方を変える」(PM兼エンジニアA)

「課題が次から次へと出てきて、作業の進みに影響が出そうだと感じたとき。状況やタスクなどを整理して課題がなくなる状態を目指し、作業が進む状態に戻す」(PM兼エンジニアE)

―進行

「調査が必要となる、スケジュールを見積もれない項目が多いとき。調査系のタスクを早めに行う」(PM兼エンジニアD)


ひやっとした体験はありますか? その収拾方法は?

―進行

「PMになりたての頃、納品・リリースがギリギリになってしまい、その後瑕疵も発覚。お客様から、お叱りを受けたことがあります。一時的にPMO(※)に入ってもらい、プロジェクト進行の問題点を改めました。当該プロジェクトの保守やエンハンスを真摯に行なっていく中で、信頼を得て、現在も続く息の長いプロジェクトになっています」(PM兼デザイナーB)

PMO……プロジェクト・マネジメント・オフィスの略。プロジェクトの進行や管理の面で、PMをサポートする役割のメンバーのことを言います。アシアルでは常設ではなく、必要に応じてPMOをアサインしています。

「課題や作業がたくさんある状態で、期限が迫ってきており、さらにプロジェクトの終わりが見えない。その状況を整理してタスクを細分化し、人に作業を任せていける状態にもっていくようにした。それでもどうしようもないときは、社内でアサインを調整し、一時的に増員を行いながら、頑張るという形をとっていました」(PM兼エンジニアE)


PMを目指す後輩エンジニアへ、進行上のアドバイス

「最初は不安なことが多いと思いますが、恐らくは経験のないところからくる不安だと思うので、数をこなすうちに不安はなくなるはずです。不安が解消されないときは、プロジェクトメンバーや周りのPMに声をかけ、話を聞いてもらい、アドバイスをもらうのが吉だと思います」(PM兼デザイナーB)

「マネージャーは社内、社外関わらず、人からの信頼を得ることが大切だと思います。一言でいうと、人徳を得るように心がけると良いと思います」(PM兼エンジニアE)


遅延を回避する4つのポイント

1. 要件定義時にあいまいさが残らないようにする
2. 報連相の徹底
3. スケジュールにバッファをもたせる
4. 優先順位づけを行い、顧客と認識を合わせる

以上のポイントを常に意識・徹底する。それがプロジェクトの遅延回避につながることが、メンバーの回答から見えてきました。

いずれも仕事をする上では基本的なことのようにも感じますが、基本だからこそおろそかになることも。「時間が足りない」とあせったときこそ、まずは落ち着いて基本を見直すことが大事なのかもしれません。

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