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【部署紹介その4】人事・総務・庶務をまとめて管理!、管理部(東京FC)をご紹介!

こんにちは、通販物流事業部の梅田です。
拠点紹介シリーズから今度はもう一歩踏み込んだ、部署紹介シリーズを
お送りしております。

4回目の今回は管理部。その中でも東京センター内で現場に寄り添った業務をしている
チームをご紹介します。採用活動や新規入社処理、スタッフの勤怠管理などの人事部的な動き、    備品(名刺、制服やセキュリティーカードなど)の手配や社会保険加入の手続き、          その他の証明書発行、工事の手配などの総務的動き、小口現金の管理、郵便物の送付、毎月の請求などの庶務的な動き。。。などなど盛りだくさんな業務内容!

たった3人のチームですが、上記業務を効率よく分担して対応してくれています。

では具体的にはどういった感じで業務を遂行しているのでしょうか。
今回は上記業務を縦横無尽に動いて対応してくれている竹内女史に話を伺ってみます。

梅田:竹内さん宜しくお願いします。
竹内:こちらこそ宜しくお願いします。

■管理部は具体的にどんな業務があるのか


U:さっそくですが管理部の業務ってどんな内容があるんですか?
 いまいちバクっとしていて分からない部分が多いんです。
T:そうですよねー。所属している私にも全貌が分からない部分がありますw
 とにかく大きく分けてあげると人事・総務・庶務です。総務と庶務は似たような
 ものですかね。
U:なるほど。人事業務にはどんな事がありますか?
T:私が行っている人事業務は採用がメインです。
 中途社員からパートさんまで対応しています。
 応募対応から面接、中途社員なら2次面接の設定、待遇面談、
 入社日まで細かに連絡を取り、無事 初日という感じです。
 そのほか、入社書類や退職書類の手続きも行っています。
T:まだまだ、ありますよ~(笑)
 入社時にはパートさんだとエプロンなどの備品、社員さんだと制服の手配、
 IDの登録や名札の作成などの準備もあります。さらに勤怠システムの登録など。。。
 月初で入社が立て込む時なんかはてんやわんやな感じです(笑)
U:一人分でも大変そうですもんね。総務・庶務についてはどうですか?
T:総務・庶務業務ですと、毎月の社員さん・パートさんの勤怠の修正や、
 社会保険の手続き、証明書発行などですかね。あと、申請物もありますね。
 この辺はほんとに多種多様な雑務なので余り具体的な業務としては取り上げ
 づらいですが…                                       U:おー、なるほど。そう考えると本当に多くの業務がありますね!

■現場と本社管理部の橋渡し的な立ち位置


U:管理部は秋葉原の本社にもあるんですよね
T:そうです。そちらには経理部や内部監査室、社内規則を取り締まる
 文字通りの管理部があります
U:TFC付きの管理部の立ち位置はどんな感じなんですか
T:現場と本社の橋渡し的なイメージになりますかね。例えば年末調整の書類とか
 給与明細とかそういったものは本社から転送されてきて我々が従業員の皆さんに
 配布する感じ
U:本社からわざわざ配りにくるのも大変ですもんね
T:そういった感じでセンター内を結構くるくると回っているのでパートさんから
 シフト面や給与明細の不明点など質問や相談を受けることも多いんですよ
U:おー。そういった窓口的な側面もあるんですね

■情報の即時性をもっと大事にしたい


U:日々の運用の中で困っていることなんかはありますか
T:そうですね…管理部のほうでは品質の管理や組織図の管理なんかもやって
 いるんですが、吸い上げる情報のスピードや密度にばらつきがあって困る
 ことはありますね。みなさん同じスピード感で情報のアップデートをして
 くれると良いんですが人によっては上がってくる情報が遅く…何度も
 更新版を配信しなくちゃいけなくなる事があります
U:なるほど、それは困りますね。データはスピードと正確性が命ですもんね

■将来のビジョンは?


U:今後、管理部をこうしていきたいなーなんて話はどうでしょう?
T:んー。いま部署に3人いますが、それぞれがそれぞれのタスクをばらばらに
 こなしている感じなんです
U:ほうほう
T:ポータルサイトの運用で日次や週次でどんな予定になっているかは把握出来る
 ようになってきましたが、例えば◯◯の事なら誰に聞く、というような事が
 明確になっていないんです。なのでそのへんをクリアにしたいのと
 あと将来的にはすべての情報はポータルサイトに掲載されて、そこをパート
 さんが見れば全部情報が取れるようにしていきたいと考えてます
U:社内の諸々の情報を集約化する…大変ですが意義ある業務ですね
T:はい!日々業務に追われてなかなか着手できてませんが…必ずやり遂げると
 コミットしておきます。言いすぎかなw
U:期待してまっせ!

いかがでしたでしょうか。管理部ってのは会社の諸々の情報が集まっていて
機微な内容も多くそれ自体の管理が大変かと思います。ただ会社も大きくなって
きたので絶対におざなりに、杜撰になってはいけないところです。将来的には
人数も増えていく事になるでしょう。さらなる活躍を期待したいところです。

では、次回をまたお楽しみに!

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