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500人規模の自社開催イベントを全て手作りでやりきるためのTips〜MOVO FORESIGHT2020を終えて〜

気づけはもう、桜が咲き始めている??!と春を感じるこの頃。

世の中的には色々と騒がしくなっておりますが、皆様いかがお過ごしでしょうか?
Hacobuでも一部リモートワークを取り入れたり、様々な取り組みを行いながら日々業務にあたっております〜!

いつの間にか、1ヶ月以上経ってしまいましたが、

2020年2月6日に500名規模である自社開催イベントMOVO FORESIGHT2020を開催しました!

各セッションのレポートもUPされていますので、是非御覧ください!



500人規模のイベントなのに、イベント会社を入れてないなんて信じられない!!!
と多数のお声をいただきましたので、自社でイベントを開催するためのHacobu版Tipsお届けします〜!

【自社でイベントを開催するためのHacobu版Tips】

①エッジの利いたコンセプトを作る
②コンセプトと規模に合った会場を抑える
③セッションテーマを決定し、Hacobuの思いに共感してくださる登壇者様への打診


エッジの利いたコンセプトを作る

MOVO FORESIGHT2020のテーマは、

「Think together〜ロジスティクスのDXを共に考える一日に〜」

物流業界に関わる皆様と「共に考える」ためにはどうしたらいいか?
まずはこれを徹底的に考え抜きます。


最初に今回のイベントはどなたでも簡単に参加できるよう、参加費を無料としました。※懇親会は別途有料

そして次に雰囲気決め。
これは前回の1回目から変わらず、「日本一イケてるロジイベントにする」ということで引き続き。

今までのイベントはどうしても登壇者がただ話す、一方通行型で、大きな会議室で、といういわゆる昭和感が漂うイメージのものばかり。
この雰囲気を一蹴しよう!ということで、会場の雰囲気はTEDをイメージすることにしました。

実際の当日の会場の雰囲気、準備中のため少し明るめ


②コンセプトと規模に合った会場を抑える

次に規模。
前回は300人の定員に350人を超える方からのご応募を頂いたため、今回は500人規模にしようと決め、会場探し。

500人入る規模の会場、そして天井が高いこと、みなさんが来やすい立地で駅チカを条件にすると当てはまる会場がなかなかなく・・・
途中本気でライブハウスでやろうかと電話をかけ続けたりしました。笑

結果的にたくさんわがままを言わせていただき、御成門ベルサールさんで決定。


③セッションテーマを決定し、Hacobuの思いに共感してくださる登壇者様への打診

一番大変だったであろうセッションテーマの決定と登壇者様へ打診。
現在営業企画として活躍中のさとこが太郎さん(CEO)と揉みに揉んで決定したテーマ。
そしてHacobuの思いに共感してくださる登壇者様の元へ一人ひとりお願いへ伺ってました。

なんとも豪華すぎる登壇者様にセッションのテーマ。

一番時間がかかるけど肝になる企画部分。
本当にお疲れ様でした。


①〜③まで、当たり前の内容じゃん!と思われるかと思いますが、自社イベント開催時のキモになる三原則です。
この3つが決定し、ブレなければあとは突っ走るだけ。

①が決定したら、
・無料にしたから応募が殺到するかも→チケット販売ツール等を検討
・無料にするならスポンサーが必要、どこにお願いすべきか、いくら集めるか計画を立てる

②が決定したら、
・雰囲気作りのための椅子や会場の配置はどうするか
・集客のために何をすべきか、集客ツールの選定、予算組み

③が決定したら、
・イベントのLPを作成
・必要な販促品の決定、制作
・打ち合わせの設定や同伴者様の調整等

などなど、たくさんのTodo が出てきます。

今回のMOVO FORESIGHT2020実行委員はさとこ、しみけん、そして私の3人。
まずはスケジュールを引き、定期的にMTGを組みながら、思いつく限りのTodoを書き出し、それぞれの担当を割り振り、常にSlackのchannelで情報共有を繰り返しました。

通常業務+αだったのと、余裕を持ったつもりが結局バタバタの準備期間になりましたが、2人のプロフェッショナルな仕事ぶりのおかげで無事にやり遂げることができました!

無事に開催されたMOVO FORESIGHT2020。
当日の様子を写真と共に紹介させてください〜!


当日はとってもいい天気。



こういう張り紙1枚1枚も全て手作り。



わいわい準備するメンバー。




さて、笑顔で準備が整いました!





太郎さん(CEO)による開催の挨拶。



新プロダクトの発表も行わせていただきました。
POのあおいちゃんも登場。



ちょっとおもしろいこと言おうとしてダダ滑りしたゆーきさん(CTO)



圧倒的なファシリテーションのゆいさん(CFO)



自身の経験も含め熱く語ってくれた、イケボのけんじさん(CSO)



登壇者様(MOVOユーザー)との良好な関係がにじみ出ていたまさるさん(COO)




最後は東京タワーが見える素敵な会場で登壇者様を交えて懇親会を。



とっても美味しいケータリングをご用意



セールスチームの頼れるリーダー、つる。



役職こそCFOだけど、ばりばりプロジェクトも回しちゃうゆいさん(CFO)


写真を見てもわかるとおり、当日のスタッフも全てHacobuメンバー。

各自プロフェッショナルな意識を持って臨機応変に全力でやりきってくれました。
みんなの協力、そして現場力がなければ到底やり遂げられなかったはず。



みんな最高!!!

本当にありがとう!!



以上、500人規模の自社開催イベントを全て手作りでやりきるためのTips〜MOVO FORESIGHT2020を終えて〜をお送りしました!

最後に当日のダイジェストムービーを共有させていただきます!
お時間のある際に是非御覧ください^^




「とっても良かったよ!お疲れ様! これからもよろしくね! 」

「早くプロジェクト進めましょう!」

「 Hacobuは応援したくなる会社ですね。 頑張れ!」

参加いただいた皆様からもたくさんのお声をいただきました。
あまりに興奮して、当日の夜は中々寝付けなかったほど。




Hacobuの取り組みは、物流を革新し、世の中を大きく変え、業界図を一気に塗り替えていく、 非常にやりがいもスケール感も大きな仕事です。
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少しでもご興味ある方はお気軽にご連絡ください!


最後に、私遅ればせながらTwitterを開始しました。
基本的にはHacobu愛を語るアカウントにはなってしまっていますが、よければ是非フォローしてください!
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