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新人総務が社内情報のオープン化を目指して「All Hands」を企画運営をしてみた結果。

はじめまして!
株式会社トラストリッジで総務を担当しているさいさいです。
note初投稿ということで、まずは簡単に自己紹介から。

トラストリッジへ入社して丸3年。
2年半ほどはmacaroniの編集・ディレクション業務に従事しながら、ライターさんとの契約手続きや経費の集計なども担当していました。契約書が少しずつ読めるようになってきた頃から「あれ?これ楽しいぞ?」と感じはじめ、まさかの未経験でコーポレート部門へ異動!
いまは総務と少しの法務を担当しながら、社内行事の運営もしています。

今回は「All Hands」についての紹介と、運営してみた結果についてまとめてみました!

「All Hands」とは

2週間に一度開催している全社の朝会、それをトラストリッジでは"All Hands"と呼んでいます。

【目的】情報のオープン化と組織の一体感づくり
【日時】隔週金曜日 10:20〜10:50
【参加】任意(現在は毎回30名〜40名ほどが参加)

「カジュアルな会にする」がモットーなので、前提条件もかなりゆるくしています。

・途中参加、途中退室あり
・資料は作り込まず、テキスト中心
・仕事しながらの参加やツッコミもOK

そしてほかのミーティングや全社会と違うのは、数値や決定事項だけではなく、決定までの背景や未確定の内容まで共有することです。構想段階のことも含めた社内の最新トピックを共有し、メンバー全員が「いま会社がどうなっているのか・どこに向かっているのか」を常に認識できている状態を作るために開催しています。


開催の背景

会社が大きくなり、メンバーが増えるにつれて「もっと情報共有をしてほしい」「会社や経営陣が何を考えているのか知りたい」という声が多く上がるようになりました。

これまで全社の情報共有の場としては、半年に一度の振り返り全社会がありました。会社全体の情報を知る機会はなかなか少なかったんですね。
実際、私も「所属部署以外の会社の動きが分からない」という悩みを持っていたひとりです。

そこで、情報共有の機会を増やすために始まったのがAll Handsです。


運営で工夫しているポイント4つ


1. 任意参加

All Handsといえば「全員参加の会議」として開催している会社が多いと思いますが、トラストリッジでは任意参加にしています。

本音を言えばもちろん全員に参加してもらいたいですが、強制すると、聞いていても内容が頭に入ってこない……という状況になりがち。終わった数分後には「あれなんだっけ?」という会話が繰り広げられるの、全社会あるあるですよね。

いくら必死に伝えようとしても、聞き手の「聞く準備」ができてないと意味がないと思っています。自ら参加することで、能動的に情報をキャッチできる状態を作るのが任意参加にしている目的です。

2. 朝食を用意する

All Handsでは毎回違った朝食を用意していて、食べながら参加できるというカジュアルなスタイルにしています。

「All Handsに来たら無料で朝食を食べられる」こと自体が、参加するきっかけのひとつになると思います。ゲームのログインボーナスみたいな感じですね。

先ほどの「聞き手の準備」という話にもつながりますが、朝食を食べながらリラックスした状態で聞いてほしいという意図もあります。

3. 参加型にする

チームや人にフォーカスできるようなトピックがある時は、担当メンバーから直接話してもらうようにしています。

基本的なスタンスは「経営陣や事業部長からの共有」ですが、所感や考察を担当者本人が発信できるように、メンバーのみんなにも協力してもらっています。

また、MCと参加者が直接会話できるような仕組みも取り入れていて、参加者に質問をしたり軽いクイズを織り交ぜたりしています。

4. ライブ配信

トラストリッジではフレックス制を採用していたりリモートワークのメンバーがいたりと、働き方は人によってさまざまです。

そのためオフィスにいなくても情報をキャッチできるように、毎回「ZOOM」というアプリを使って音声とスライドを配信しています。

資料はAll Hands終了後に毎回共有していますが、ただ読むだけよりも直接言葉で聞く方が頭に入りやすいし記憶にも残りますよね。


やってみてわかったこと


・朝食は偉大

なんだかんだで一番リアクションが大きいのが、朝食。macaroniの運営会社として、毎回こだわってメニューを選んでいる身としては嬉しい反応です。

特に好評だったのが、おにぎりとコッペパン。おしゃれなドリンクやガレットを用意したときもありましたが、結局定番メニューの方が食欲をそそるようです。

参加人数を増やすことが目標のひとつであり、朝食は特に大きなきっかけになっていると感じています。


・「背景と意図」を共有することの大切さ

All Handsを運営していて、「情報に対して納得する」には「背景と意図から知る」のが一番だということを改めて実感しました。

理屈はものすごく簡単ですが、大小さまざまな意思決定が常に起こる「会社」という場所でこれを徹底しようと思っても、意外と難しいんですよね。

実際にメンバーからの反響も大きく、開催後のアンケートでは

・今後何をしていきたいのかが分かったのがよかった。
・入社したばかりでしたが、会社の現状と方向性が分かりとても有意義な時間になりました。

といった回答が多くありました。


・総務としての自覚

いま思えば、総務に転身したばかりの頃は、右も左もわからないまま思いついたことをただがむしゃらに進めていただけでした。All Handsの運営を始めてからは、自分に必要なことが明確化してきたと思います。

社員みんなの意見をきちんと吸い上げる必要があること、事業・会社・経営について理解しなくてはいけないこと、アウトプットの形や言葉選びがとても重要なこと、多角的な視点が持てるように、もっと知見を広めなければいけないこと……。

コーポレート部門の役割や総務としてやるべきことへの理解が深まり、自分自身の成長のきっかけにもなっていると感じます。


まとめ


当面の目標は「All Handsが楽しみ!」「それ、All Handsで言ってたよね」という空気を作ること。

大勢を巻き込みながら文化を作っていくのは本当に難しいことですが、会社での働きがいや居心地に直結する超重要ミッションだと思っています。

まだまだ改善点や挑戦したい施策がありますので、また進捗があれば投稿します!

また、トラストリッジでは一緒に働いてくれる仲間も募集しています
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