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電子契約率9割を達成したリーガルチームDX推進の取り組み

こんにちは!コーポレート/ リーガルチームの植田です。

現在、リーガル領域のDXの推進が大変注目されています。

新型コロナウイルスの感染拡大により多くの企業で従業員の在宅勤務が採用された結果、これまで「紙文化」にどっぷりつかってきた企業の法務部門が、デジタル化に取り組み始めた。(2020/5/18 日本経済新聞電子版)

弊社では変化に強いスケーラブルな組織を構築するため、以前よりリーガルを含めコーポレートチーム全体のDX推進に積極的に取り組んできました

リーガルチームも人数の増加に合わせて日々業務改善に取り組んでおり、また昨今の状況を受けて他社様からお問い合わせをいただくことも増えてきましたので、今回は弊社リーガルチームが行っている取り組みをいくつかご紹介したいと思います。少しでも皆様のお役に立てる情報があれば幸いです。

  • ナレッジマネジメント
  • 契約締結電子化の取り組み
  • リサーチ用データベースの整備

ナレッジマネジメント

弊社では、以前からGitHubを業務全般に活用してきました。GitHubは本来エンジニアがコードを管理して開発を進めるためのツールですが、弊社では昔からGitHubを開発以外の議論の場やワークフローとしても使ってきた歴史があり、今でも全社のコミュニケーションツールとして利用しています。

リーガル業務についても同様で、社内にオープンにできる情報を除き、契約書のレビュー記録やリーガルイシューの検討記録などほぼ全てのやりとりをGitHubに残しています。顧問弁護士の方にもGitHubにアクセスしていただきエンジニアやビジネスメンバーを巻き込んだ議論をしています。これによりメンバーの入れ替えや組織変更に耐えられるサステイナブルなチームを形成することができています。

GitHubは、基本的にIssue上に依頼内容や議論の出発点を記載し、Issue上に議論の過程を残すという形で使っています。より具体的な話は過去に弊社大谷が書いた記事(GitHubを使って法務コミュニケーションのスピードを2倍にした話)に譲りますが、今年に入ってからは、GitHubとSlackのワークフロー機能を連携させ、より依頼をしやすくする仕組みもリリースしています。

(Slackのワークフローに記入した情報(左)は自動的にGitHubに反映される(右))

この仕組みは、Slackのワークフロー機能とGitHubを、自動化ツールであるZapierを使って連携させることによって実現させています。以前からSlackのワークフロー機能をうまく活用したいと考えていたのですが、弊社が誇るDigital Integrationチームが約3日でそれを実現してくれました。大感謝です。

ワークフロー機能は入力項目を情報の受け手側で自由にカスタマイズできるので、これによりレビューに最低限必要な情報(例えば、NDAであれば主な開示者や開示情報の内容など)をより確実にキャッチできます。また、Slackを使ったクイックなコミュニケーションを好む弊社ビジネスメンバーの負担も大幅に軽減できています。

リーガルチームに依頼が来た案件のうち、リサーチ系のタスクはそのままGitHubのIssue上で調査・議論を進めて記録を残します。また、契約レビュー系のタスクについては、Wordファイルをバージョン毎に管理できるHubbleを使ってメンバー間のレビュー記録を残し、HubbleのリンクをGitHubに貼ることで情報を一元化しています。

弊社では、GitHubやHubbleといったツールを利用していますが、大事なのはチームメンバーに変化があってもナレッジが共有・蓄積され続ける仕組みを作ることだと思います。近年は、ツールのAPIの開放や様々な自動化ツールの登場により、かなり柔軟にフロー設計をすることが可能になっています。他の企業の方がどのようにツールを活用してナレッジの蓄積をしているのかは大変気になるところです。

契約締結電子化の取り組み

弊社では、契約締結を概ね以下のようなイメージで進めています(一部例外はあります)。

このうち締結手続に関しては、弊社で元々ペーパーレスを推進していたこともあり、早い段階から電子化の推進に注力してきました。

2016年11月には当時電子署名サービスの草分け的存在であったクラウドサインを使った電子署名手続を開始し、2017年には海外企業との取引を含め電子署名サービスの利用がすっかり社内に定着していました(海外取引については原則Hellosignを利用しており、国内取引に関しては他の電子署名サービスも柔軟に利用を受け入れています)。

以前は、取引先に利用をお断りされるケースも多々あったのですが、年々電子署名による締結率は上昇しており、2019年に締結した契約では78%、2020年に締結した契約では92%(注:5月19日現在)を電子署名によって締結しています。なお、雇用契約についてはSmartHRを使って100%の電子化を実現しています。

このような高い電子化率を実現できたのは、まずは弊社の取引先の企業様に電子署名での締結について理解を示していただけたことが大きな要因です。企業様の中には、電子署名での締結をこれまで経験したことが無いという企業様も数多くいらっしゃいました。しかし、各サービスは受信者向けの丁寧なチュートリアルページや電子署名の法的不安を解消するための説明ページを用意しているため、そのリンクを契約時にご案内することで多くの企業様がご理解を示していただいたように思います。電子署名での締結にご協力いただいた取引先の皆様にはこの場を借りて深く御礼申し上げます。

一方で、社内的には、2018年にあえて製本・郵送の担当者を廃止し各事業部担当者のタスクに変更したことが、電子化の促進に大いに役立ちました。これ以降、各事業部の担当者が取引先に対して積極的に電子署名での締結を案内してくれるようになったと感じています。ドラスティックなフローの変更に対応してくれた社内メンバーにも大変感謝をしています。

電子署名の導入にはすぐ思い浮かぶだけでも

  • 締結手続の高速化
  • 製本・郵送手続の省略
  • 締結書類のデジタル管理
  • ペーパーレスの実現
  • 印紙代の削減

といった数多くのメリットがあります。運用上の課題もまだまだ残っていますが、社会全体で法務手続電子化の機運が高まっているタイミングでもあるので、引き続き取引先の皆様のご理解ご協力を得ながら、電子化手続を推進していきたいと思っています。

リサーチ用データベースの整備

自宅などの業務時間が増えると、読みたいと思った時に読みたい本が手元に無いという事態がよく発生します。そこで、弊社では、Westlaw Japanといった判例データベースのみならず、近年登場したLegal LibraryLEGALSCAPEといったオンライン書籍閲覧サービスも積極活用しています。

これらのサービスは、必要な情報にすぐにアクセスできるだけでなく、本の購入費用や保管費用の削減にも繋がっています。法律系書籍の閲覧サービスはまだ歴史が浅い分野なので、今後のサービスの発展にとても期待しています。


上記の他にも弊社コーポレートチームでは、様々なリーガルテックサービスの検証、反社チェックフローの自動化の取り組み、下請法関連業務の自動化の取り組みなども行っています。

リーガル領域は、他の領域に比べてDX推進が遅れている部分も多いので、ぜひ他の企業様とも意見交換や情報共有をしつつ積極的な改善に取り組んでいきたいと思っています。

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